Importer un fichier d’entreprises dans son CRM
Auspector ·
Un import dans le CRM devient sûr dès qu’une question a sa réponse : qu’est-ce qui fait de deux lignes la même entreprise ? Nos export portent un identifiant stable par fiche, si bien qu’un réimport met à jour les lignes au lieu de les dupliquer — ce qui rend aussi le rafraîchissement hebdomadaire bon marché : une fiche déjà ouverte ne coûte plus jamais de crédit. Mappez les colonnes, rapprochez sur l’identifiant, et laissez la fusion des adresses d’enseigne à votre propre structure de comptes.
La question qui décide de tout
Toute boîte de dialogue d’import finit par poser deux fois la même question, déguisée : « créer de nouvelles fiches ou mettre à jour les existantes ? » Mal répondue, la même entreprise apparaît deux fois — historique d’appels coupé en deux, champs propriétaire écrasés, rapports doublés. La réponse tient dans une décision prise avant le premier import : quel champ identifie une entreprise. Cela tranché, le reste est de la mécanique.
Étape 1 : mapper les colonnes
La plupart des CRM acceptent le CSV ou le XLSX et vous guident pour mapper les colonnes vers leurs champs. L’export porte une ligne par entreprise : nom, catégorie, adresse, ville, arrondissement, téléphone, site web, coordonnées et l’identifiant. Mappez le nom sur le nom du compte, l’adresse sur le champ rue, l’arrondissement sur la zone, le téléphone sur le numéro principal — et la catégorie (celle de la fiche, sans regroupement) en texte libre dans votre champ secteur ou étiquettes. Si votre CRM a un champ localisation, gardez la colonne coordonnées ; elle ne coûte rien et épargne la ressaisie.
Étape 2 : choisir la clé de rapprochement
La clé de rapprochement, par ordre de préférence : d’abord l’identifiant stable par fiche. Il est sur chaque export, ne change jamais pour un établissement donné, et un réimport sur cette clé met la ligne à jour au lieu d’en créer une seconde. Si votre CRM ne peut pas importer d’identifiant externe dans un champ de rapprochement, revenez à ce que vous avez : l’adresse complète plus le nom, ou le téléphone — chacun avec sa faiblesse connue. Les importateurs reformatent les adresses ; les noms portent des suffixes juridiques ; les numéros sont partagés par les enseignes. C’est exactement pour cela que l’identifiant existe.
Étape 3 : réimporter pour mettre à jour, pas pour ajouter
Traitez l’import comme un rafraîchissement, pas comme un geste unique. Des entreprises arrivent chaque jour ; le rythme pratique : export hebdomadaire, import sur l’identifiant, les lignes existantes prennent leur mise à jour, les vraiment nouvelles n’apparaissent qu’une fois. Deux notes de crédits rendent cela soutenable : la recherche et le comptage sont illimités, vérifier ce qui est nouveau ne coûte rien ; et une fiche déjà ouverte ne coûte plus jamais de crédit — un export est une ouverture, mais seulement la première par fiche (tarifs). L’étape d’export est la sixième de construire une liste de prospects (en anglais).
Enseignes et numéros partagés
Un piège mérite son paragraphe : des numéros identiques sur des lignes différentes. Une enseigne peut porter un numéro de siège sur quarante fiches d’adresses ; un prestataire peut couvrir plusieurs zones depuis une seule ligne. Ne fusionnez pas ces fiches dans le CRM — chaque adresse est un lieu réel avec sa propre adresse, et la fusion détruit précisément la géographie terrain que vous venez d’importer. Les doublons de numéros sont un problème de liste d’appels, pas d’identité CRM : dédoublonnez par numéro en préparant la liste d’appels, et laissez l’identifiant tenir les comptes à part. L’ampleur du phénomène est détaillée dans l’article sur le taux de remplissage.